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Comment la pandémie a transformé les interactions ?

**Ce texte en version anglaise est publié sur  www.softwarehut.com **

Comment la pandémie a transformé les interactions ? Contrairement à la plupart des autres secteurs, l’industrie du logiciel a survécu à la pandémie de COVID-19 raisonnablement indemne. En fait, le coronavirus ayant augmenté d’un tiers notre temps d’écran quotidien et accéléré l’adoption des technologies numériques par les entreprises, les événements de la pandémie ont permis à certains aspects de l’industrie du logiciel de réaliser de meilleures performances qu’auparavant.

Cependant, on ne peut nier qu’elle a bouleversé nos vies. Le travail à distance étant devenu la norme, nous avons dû adapter de nombreux processus, notamment la communication, car il est devenu évident que les entreprises qui veulent survivre à la COVID-19 doivent maintenir une communication cohérente et pertinente avec les clients tout au long de la pandémie. 

C’est pourquoi j’ai préparé une liste des meilleures pratiques, ainsi que des défis, pour faciliter la communication avec vos clients.

  1. Communication (interactions) client-développeur pendant une pandémie
    CONTRÔLES DES CLIENTS
    DISCUSSIONS OUVERTES
    RÉUNIONS QUOTIDIENNES

  2. Pièges de la communication
    EXCLURE LE CLIENT
    ENVOYER LES DÉTAILS DU PROJET PAR COURRIEL

  3. Communication transparente
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Communication (interactions) client-développeur pendant la pandémie

Le développement de logiciels a toujours été à la pointe de la technologie. Le passage soudain au travail à distance et à la communication en ligne n’a donc pas été si choquant. Cependant, il est indéniable que la pandémie a intensifié l’utilisation des outils de vidéoconférence et des chats en ligne.

Voici quelques conseils pour communiquer de manière ouverte et transparente avec le client, contre vents et marées.

CONTRÔLES DES CLIENTS

Même s’il est difficile, et toujours déconseillé, de se rencontrer en personne, cela ne signifie pas que vous et votre client ne pouvez pas vous rencontrer en face à face. Après des mois de travail à distance, l’utilisation de plateformes de vidéoconférence telles que Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts est devenue notre pain et notre beurre. 

Avec l’essor de ces plateformes, il est beaucoup plus facile de maintenir l’implication et l’engagement de chacun, ainsi que d’inspirer confiance dans notre travail et nos compétences. Grâce à ces check-in, il est possible de tenir les clients informés, de collaborer régulièrement avec eux pour recueillir leurs réactions, de répondre à leurs questions et de réagir rapidement aux nouvelles informations.

En général, je vous conseille d’organiser ces réunions en début de semaine. Elles doivent porter sur les derniers produits livrables et les objectifs ou priorités de la semaine à venir. À la fin de la semaine, vous devriez préparer un résumé de tout ce que vous avez pu accomplir.

DISCUSSIONS OUVERTES

Il est tout simplement impossible de programmer toutes les conversations concernant le projet. Parfois, la communication doit être permanente, et parfois vous aurez juste besoin d’une consultation rapide. C’est pourquoi il est si important d’établir un canal de communication permanent.

L’utilisation d’outils comme Slack ou Teams pour les discussions entre les réunions officielles permet à votre équipe de collaborer plus efficacement tout au long du cycle de développement. C’est à vous de décider si vous voulez inclure votre client directement dans une discussion, ou simplement en partager certains éléments par le biais d’outils comme Basecamp. Cependant, vous ne devez jamais sous-estimer l’importance de la contribution de votre client. 

Grâce à la discussion ouverte, vous êtes en mesure de collaborer, de vous assurer que les informations importantes sont échangées et de planifier des appels lorsque cela est nécessaire pour aborder des sujets plus complexes.

RÉUNIONS QUOTIDIENNES (daily)

Le travail à distance peut donner à vos clients un sentiment de perte de contrôle sur le projet. Même si vous impliquez vos clients dans une communication permanente, il peut être important de préparer un système de réunions programmées pour les tenir au courant. La répétitivité et la cohérence de ces réunions ou mises à jour leur donneront un sentiment de sécurité et d’organisation.

Parfois, même une mise à jour de quelques minutes peut mettre le client à l’aise. Si le client a besoin d’un sentiment de sécurité ou d’une meilleure compréhension, une note sur les tâches quotidiennes de chaque développeur est également une bonne pratique.

Bien sûr, cela peut sembler un peu long. Si vous pensez qu’il n’est pas nécessaire d’envoyer les mises à jour aussi souvent, vous pouvez établir votre propre calendrier, en fonction des besoins et des exigences de vos clients. 

Les pièges de la communication

Si vous voulez maîtriser l’art de la communication à distance avec votre client, vous devez essayer d’éviter ces erreurs courantes.

EXCLURE LE CLIENT

Comme je l’ai déjà mentionné, à l’ère du travail à distance, il n’y a rien de plus important que de garder votre client engagé et informé. Un manque de communication transparente peut avoir des conséquences désastreuses non seulement sur le projet mais aussi sur la réputation de votre entreprise et la confiance de votre client.

Le client doit participer au processus afin de bien comprendre votre travail, ainsi que les progrès réalisés ou les difficultés éventuelles en cours de route. De plus, en étant régulièrement informé, il vous soutient en vous proposant des solutions et des idées auxquelles vous n’auriez jamais pensé. 

ENVOYEZ LES DÉTAILS DU PROJET PAR COURRIEL

Le courrier électronique est un bon outil de communication, mais il n’est pas parfait pour la communication liée à un projet. Les courriels ont tendance à être échangés entre individus et n’incluent pas l’ensemble de l’équipe, ce qui laisse certains membres hors du coup. Des choses comme les demandes de fonctionnalités et les bogues ont tendance à passer à travers les mailles du filet et les conversations se perdent lorsqu’elles ne sont pas partagées par des outils comme Basecamp, Slack ou Teams.

Ne vous méprenez pas. Je n’ai rien contre les courriels ; ils peuvent être excellents pour définir et envoyer des exigences. Cependant, utiliser uniquement des e-mails pour les communications liées à un projet n’est pas la meilleure idée. 

En outre, croyez-moi, trouver une information importante dans le labyrinthe des e-mails peut être extrêmement frustrant non seulement pour vous, mais aussi pour votre client. Par conséquent, dans un souci de transparence de la communication, toutes les dispositions prises à partir des courriels devraient aller dans le backlog du produit, où sous chaque exigence il y a des commentaires transparents et des notes sur l’approbation.

Une communication transparente

Comme vous pouvez le constater en appliquant les meilleures pratiques en matière de communication à distance, il est possible d’instaurer la confiance, de tenir votre client informé et de communiquer clairement sur les attentes et les progrès.

Même si, à première vue, cela peut sembler gênant et irritant, avec le bon calendrier et un respect mutuel, vous et votre client pouvez établir une communication transparente et précieuse.

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Chère lectrice / cher lecteur, le français n’est pas ma langue maternelle, mais je vais faire de mon mieux ici. Merci pour votre aide à l’amélioration de la traduction.

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